[Livro] Zen To Done (2008)/Leo Babauta - Hábito 2: Processar Informações

 

 

"Há mais na vida do que aumentar sua velocidade"

Gandhi

Uma vez que você tenha o hábito de coletar coisas em poucas caixas de entrada, incluindo um pequeno caderno (ou outras ferramentas simples de coleta) que você usa para carregar com você a todo lugar, a questão surge: o que fazer com tudo o que você coletou?

Você processa, tomando decisões rápidas em cada item e dispensando-os até sua caixa de entrada estiver limpa ou tudo que você capturou em seu caderno é processado. 

Processe para limpar.

Deixar as coisas se acumularem é procrastinar ao tomar decisões. Se você  processa suas caixas de entrada, tomando decisões rápidas e colocando as coisas onde elas pertencem, elas não irão se acumular. Processe ao menos uma vez por dia, e mais frequentemente se necessário.

Primeiro, minimize suas caixas de entrada. Todo lugar que você tem que ir checar suas mensagens ou ler informações novas é uma caixa de entrada, e quanto mais você tem, mais difícil é gerenciá-las. Corte o número de caixas de entrada para o menos número possível, que continue funcional nos meios necessários a você.

Liste todas as formas que você recebe informações, pese cada uma para ver se isso lhe dá algo de valor, e encontre formas de combinar ou eliminar caixas de entrada. Se algo não está lhe dando valor, considere eliminá-lo de sua vida.

 

Veja se você consegue ficar uma semana sem sentir falta. Para todo o resto, veja se você pode combinar múltiplos fluxos de informação em uma caixa de entrada. 

Por exemplo, quantos lugares você coloca os papéis que chegam em sua casa? Tenha apenas um lugar para todas as cartas, papéis do trabalho, da escola, números de telefone, impressões, calendários ou outros. Possui quatro serviços de e-mail? Veja e você pode direcioná-los para um apenas. Quanto menos caixas de entrada, melhor. Busque de 4 a 7 caixas de entrada se possível.

Em seguida, domine suas caixas de entrada. (...) : não permita que suas caixas de entrada fiquem lotadas. Isto irá criar uma grande quantidade de coisas que você deverá resolver, e irá definitivamente estressá-lo. Ao invés, domine suas caixas de entrada.

Cheque e processe-as uma vez ao dia. Para alguns, pode ser que precise checar mais vezes (eu checo meus e-mails a cada hora), mas não faça isso contante e obsessivamente. Isso apenas gasta seu tempo e tira-lhe a produtividade e vida real. mas não deixe de checar ao menos uma vez ao dia, pois caso contrário deixará que empilhe. Pilhas são seu inimigo.

Aqui está como processar:

1. Processe do início ao fim, tomando decisões rápidas e imediatas. Comece com o item no topo de sua caixa de entrada, e tome uma decisão imediata. Não pule, deixe para depois ou atrase a decisão.

2. Delete. Se não precisa, jogue fora. faça disto sua primeira escolha. 

3. Delegue. Você é a pessoa que deveria estar fazendo isso? Se não, envie para quem deveria e tire do seu caminho.

4. Faça isso imediatamente. Se a tarefa irá levar 2 minutos ou menos, apenas faça isso ao invés de adiciona-la a sua lista de "a fazer".

5. Defira para mais tarde. Se irá demorar mais do que 2 minutos, adicione imediatamente à sua lista "a fazer".

6. Arquive. Se é algo que você precisa para referência, arquive imediatamente.

Não use um arquivo de Miscelâneas ou Arquivado -- isso é apenas descartar a decisão. Não deixe suas coisas arquivas ficarem empilhadas.

7. Em todos os casos, não deixe o item na sua caixa de entrada. Delete-o ou arquive-o. Trabalhe em seu caminho através de cada item até sua caixa de entrada estiver limpa.

Nota: se você tem centenas de itens, seria melhor juntar todos em uma pasta para serem processados mais tarde (e agende um par de horas para tanto), e então comece a processar com novos itens daquele ponto em diante.

8. Repita o processo, mantenha as caixas de entradas vazias. Se você minimizar o número de caixas de entrada que possui, isto não deverá ser tão difícil. Celebre quando estiver vazia! É um sentimento maravilhoso.

Lembre-se: não cheque-as ao longo de todo o dia - marque seu tempo processando - e definitivamente tenha a noção disto.

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