[Livro] Zen To Done (2008)/Leo Babauta - Hábito 5: Sistema Simples, Confiável

 

 

"Simplifique, simplifique, simplifique"

Thoreau

No ZTD, é importante manter um sistema simples que você realmente use...um sistema que irá confiar e manter suas informações. Aqui estão os três componentes de um sistema simples, confiável:

1. Composição. Um sistema simples consiste de 

• caixas de entrada, 
• um calendário, 
• listas, e 
• um sistema de referência.

2. Ferramentas. Também é importante que você use ferramentas bem simples, assim o sistema não precisará de muita manutenção.

3. Uso. Finalmente, a coisa mais importante é que você realmente use o sistema, e torne um hábito checá-lo diariamente.

A Composição

ZTD lhe diz que você deve usar as listas que precisar, mas manter seu sistema tão simples quanto possível. Enquanto o conceito de listas de contexto é útil, podem ser difíceis de manter. Ao invés, mantenha o mínimo necessário. Uma composição básica poderia ser como esta:

• @trabalho: para tudo relacionado ao seu emprego.
• @pessoal: suas tarefas pessoais.
• @ saídas: para que possa ter uma lista fácil de pendencias.
• @ligações: para ligações que você possa fazer de qualquer lugar.
• @em espera: uma lista útil de coisas que podem esperar.

Algum dia/talvez: uma lista de coisas que você não quer ou não pode fazer agora, mas quer tentar mais tarde.

Quer você as faça, lembre-se que estas não são suas listas para fazer  diariamente, As listas de trabalho e pessoal são apenas listas mestres das quais você pode tirar suas MIT's diárias e suas Grandes Rochas. 

As saídas, ligações e listas de espera podem ser checadas quando necessário, é claro. Em adição, se ajudar, você pode ter uma lista de projeto, para manter listados seus projetos.

Os outros componentes do sistema, além das listas, podem ser caixas de entrada, um calendário, um sistema simples de arquivamento.

 

As ferramentas

Enquanto muitas ferramentas populares do GTD (Kinkless, Stikkit, Outlook, Remember the Milk, etc) tornam as coisas um pouco complicadas, a verdade é que tudo o que precisa são listas.

Então a questão óbvia é: qual ferramenta usar para manter suas listas? Aqui estão as minhas recomendações(...);

Simple GTD: Esta é a minha ferramenta, e a que eu uso neste momento. Eu estava usando Tracks, que é também simples e muito bom, mas troquei  recentemente pois queria algo um pouco mais simples.

 Simple GTD tem o que você precisa, com uma interface legal, mas sem nenhuma firula. Experimente-o -- a interface é extremamente intuitiva e não requer nenhum manual. Pode não ter um monte de destaques, mas tem seu apelo.

Moleskine: Outro dos meus favoritos. Na verdade, qualquer pequeno caderno que caiba em seu bolso serve -- é fácil o uso de um caderno (você não tem de ligá-lo ou apertar algum botão!), é perfeito para este hábito diário. Mas o Moleskine possui um apelo especial -- é esteticamente prazeiroso, e maravilhoso de se usar. É altamente recomendo.

Hipster PDA: Popular entre o pessoa GTD low profile, o Hipster PDA é tão básico quanto possível, e extremamente portátil também. Basicamente, é um conjunto de cartões unidos por um clip. Você pode encontrar modelos para imprimir online, ou simplesmente escrever suas listas neles. A coisa legal: você pode trocar os cartões quando usados, e repor seu PDA a qualquer momento.

Tadalist: Talvez a mais simples ferramenta de todas, Tadalist é simplesmente um programa de listas. Sem frescuras, mesmo que a interface seja bacana (é dos mesmos caras do Backpack e Basecamp). Crie quantas listas precisar, imprima-as se necessário, cheque apenas o contexto que precisar. Simplicidade

em seu melhor.

Todoist: Outra gerenciadora de listas, simples, com algumas funções extras mas nada complicado. Eu não utilizo-a simplesmente por não gostar de sua interface, mas que deve ter um apelo para alguns de vocês. Vale ao menos conferir.

Uma vez que você escolheu uma ferramenta, crie suas listas, e as mantenha simples!

Nota do Scant: Google Keep tb funciona e é gratuito e simples e para quem quer algo mais complexo ainda existe o Evernote.

Outras ferramentas:

Calendário: Eu sugiro Google Calendar, 30 Boxes, Outlook ou um calendário de papel.

Sistema de referência: 

• para arquivar papéis, use pastas beges em ordem alfabética em uma única gaveta, é uma simples composição que funciona  melhor. 
• Apenas crie um arquivo para cada projeto, cliente e/ou tópico. 
• Para arquivos digitais, você pode usar um sistema simples de pastas, similar ao de papel ou apenas arquivar as coisas e pesquisar por elas quando precisar.

Uso

A próxima parte deste hábito, e realmente a parte mais importante (mais importante que a ferramenta que você usa), é checar suas listas todo dia.

• Sugiro fazer isto parte de sua rotina diária, onde você checa suas listas pela manhã e no fim do dia, e é claro, checa suas listas de ligações e saídas quando precisar delas. 
• Este não é um hábito difícil, mas é um que você deveria dar um foco especial por uns 30 dias. Pois uma vez que tornar a checagem de suas listas um hábito diário, sua lista irá se tornar muito mais organizada e produtiva.

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