"O Programa de Eficiência Pessoal é para aqueles que querem comandar melhor pessoas... projetos... o tempo e, o mais importante, a si mesmas. Lido por mais de 200. 000 pessoas na América do Norte, Europa e Austrália, O Programa de Eficiência Pessoal mostra como: Controlar melhor sua carga de trabalho e sua carreira. Economizar um mês de trabalho por ano seguindo a regra Nº 1 de Kerry Gleeson: Faça Agora! Instalar e organizar o seu sistema de arquivo. Atender às demandas intermináveis que lhe são feitas no trabalho. Organizar o seu computador. Desenvolver hábitos de trabalho comprovadamente eficazes Resultados da utilização de O Programa de Eficiência Pessoal: uma quantidade maior de trabalho realizado... mais controle... paz de espírito... satisfação com o seu trabalho... tempo para relaxar. "
Já falei desse livro nest post.
Em resumo, eu já tinha lido diversos livros sobre organização, mas só nesse do Kerry Gleeson aprendi um método para organizar meus arquivos. Desde então passei a aplicar e realmente funciona. Simples e prático.
O engraçado é que comprei sem muita esperanças e nem sabia o que mais procurar pra melhorar meu estilo pessoal - até porque nesse tema de organização pessoal só estava encontrando conselhos repetidos.
No mais, não percebi outras "novidades" no livro, mesmo assim Gleeson conseguiu criar um sistema prático de organização. Um livro sem "hype", mas que é excelente.
Recomendo.
abs!
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- The high-tech personal efficiency program (1997)
- Programa de Eficiência Pessoal (2001)
Resumo objetivo — The Personal Efficiency Program
Kerry Gleeson — Como se organizar para fazer mais em menos tempo
1. Ideia central
O livro apresenta o Personal Efficiency Program — PEP, um método de produtividade pessoal criado para ajudar profissionais a organizar melhor o trabalho, reduzir desperdício de tempo e fazer mais em menos tempo.
A ideia principal é que a eficiência melhora quando a pessoa aprende a agir, organizar, planejar, acompanhar e manter seus sistemas de trabalho.
2. Problema principal
2.1 Falta de treinamento prático
Segundo Kerry Gleeson, muitos profissionais são treinados tecnicamente em suas áreas, mas não aprendem como trabalhar de modo eficiente.
Eles sabem exercer sua profissão, mas não sabem lidar bem com papéis, e-mails, interrupções, reuniões, arquivos, prioridades, tarefas pendentes e excesso de informação.
2.2 Sobrecarga e improdutividade
A consequência é uma sensação constante de falta de tempo, excesso de trabalho, estresse, acúmulo de tarefas, perda de controle e dificuldade de focar no que realmente importa.
3. Princípio fundamental: “Do It Now”
3.1 Faça agora
O primeiro princípio do PEP é “Do It Now”, isto é, agir imediatamente sobre aquilo que pode e deve ser feito agora.
Ao tocar ou ler algo pela primeira vez, aja sobre isso imediatamente, sempre que possível.
3.2 Evitar retrabalho
O autor critica o hábito de ler um documento, colocá-lo em uma pilha, relê-lo depois e adiar novamente. Esse comportamento faz a pessoa trabalhar várias vezes sobre o mesmo item sem concluir nada.
O objetivo é eliminar o ciclo improdutivo de “ver, adiar, rever, adiar novamente”, uma pequena tragédia administrativa inventada para que escritórios pareçam ruínas arqueológicas com impressora.
4. Organização do espaço de trabalho
4.1 Começar pela mesa
O PEP começa pela organização física do ambiente de trabalho: limpar a mesa, eliminar acúmulos, decidir o que fazer com cada item e separar apenas o que realmente precisa ficar pendente.
4.2 “Pendente” não é “adiado”
Para o autor, algo só deve ficar pendente quando não pode ser concluído agora por motivos reais. Não deve ser usado como desculpa para postergar tarefas simples.
- Correto: aguardar resposta de alguém.
- Incorreto: deixar para depois algo que poderia ser resolvido em poucos minutos.
5. Superação da procrastinação
5.1 Procrastinação como grande ladrão de tempo
O livro trata a procrastinação como uma das maiores causas de desperdício no trabalho. Ela aparece em desculpas como:
- “não tenho tempo”;
- “faço depois”;
- “isso vai demorar muito”;
- “não é tão importante”;
- “preciso organizar melhor antes de começar”.
5.2 Solução proposta
A solução é usar a mesma inteligência empregada para adiar tarefas, mas agora para concluí-las.
Em vez de perguntar “por que não posso fazer?”, a pessoa deve perguntar:
- Como posso resolver isso agora?
- Quem pode ajudar?
- Posso delegar?
- Qual é o próximo passo real?
6. Organização de informações
6.1 Controle de papéis e arquivos
O livro dedica grande atenção à organização de documentos físicos, arquivos eletrônicos, e-mails, fax, área de trabalho do computador e outros meios de armazenamento.
A ideia é criar sistemas simples para encontrar rapidamente o que é necessário, sem transformar o escritório em uma escavação arqueológica de decisões abandonadas.
6.2 Uso de ferramentas
O autor recomenda o uso de ferramentas adequadas para controlar tarefas, calendários, arquivos e lembretes, incluindo softwares de organização pessoal, como o PEP Planner ou sistemas equivalentes.
7. Rotinas produtivas
7.1 Fazer rotineiramente
O livro recomenda transformar tarefas repetitivas em rotinas programadas, reduzindo a necessidade de decidir tudo o tempo todo.
- Responder e-mails em blocos.
- Agrupar telefonemas.
- Reservar horários para leitura.
- Organizar reuniões semanais.
- Controlar interrupções.
- Manter registros de tempo.
7.2 Combater a sobrecarga de informação
A proposta é criar processos fixos para que a informação seja processada, arquivada, descartada ou transformada em ação.
8. Planejamento
8.1 Planejar agora
O planejamento é apresentado como ferramenta para direcionar energia para o que importa.
O livro aborda planejamento diário, semanal, mensal, planejamento de projetos, planejamento estratégico, metas pessoais, valores e visualização.
8.2 Planejamento prático
O planejamento não deve ser apenas teórico. Ele precisa gerar ações concretas, prazos e acompanhamento.
A finalidade é impedir que metas virem decoração mental: bonitas, respeitadas e completamente inúteis quando ninguém age.
9. Acompanhamento e continuidade
9.1 Follow-up e follow-through
O livro diferencia a intenção de concluir algo da capacidade real de acompanhar sua execução.
Para isso, recomenda sistemas de acompanhamento, controle de tarefas delegadas, lembretes, registros e métodos para evitar depender apenas da memória.
9.2 Não confiar na memória
O autor insiste que lembrar mentalmente de tudo é ineficiente. O ideal é criar sistemas externos confiáveis para registrar compromissos, pendências e retornos.
10. Qualidade e melhoria contínua
10.1 Fazer certo, agora
O PEP é relacionado à melhoria da qualidade no trabalho. O autor aproxima o método de conceitos como prevenção de erros, melhoria contínua, reengenharia, benchmarking, Kaizen e identificação das necessidades dos clientes.
10.2 Prevenir em vez de corrigir
O foco é evitar que problemas surjam, em vez de apenas reagir depois que eles se tornam urgentes.
11. Gestão e liderança
11.1 O gerente “Do It Now”
O livro aplica o método também à gestão. Um bom gestor deve acompanhar processos, comunicar-se diretamente, delegar bem, circular pelo ambiente de trabalho, evitar ficar preso apenas à mesa, desenvolver equipes e aplicar o método em si mesmo antes de cobrá-lo dos outros.
11.2 MBWA
O autor menciona o conceito de Management by Walkabout / Management by Walking Around — MBWA, isto é, gerenciar aproximando-se das pessoas e dos processos reais.
12. Trabalho remoto e ambientes flexíveis
O livro também discute novos ambientes de trabalho, especialmente o Next Generation Workplace — NGW, com foco em trabalho remoto, escritórios flexíveis, trabalho móvel, uso de tecnologia, organização consistente da informação, equipamentos adequados e desafios de comunicação fora do escritório tradicional.
13. Manutenção dos hábitos
13.1 Manter agora
Não basta organizar uma vez. É preciso criar hábitos para conservar o sistema funcionando.
O livro aborda manutenção diária, manutenção preventiva, revisão periódica, desafio dos 21 dias e recuperação quando tudo sai do controle.
13.2 Um novo hábito
O epílogo reforça a ideia de que adotar um novo hábito prático já pode produzir grande diferença na produtividade pessoal.
Ideias principais consolidadas
- A produtividade pessoal depende menos de trabalhar mais e mais de processar melhor o trabalho.
- Profissionais geralmente são treinados em suas áreas, mas não em como organizar o próprio trabalho.
- O princípio central é “Do It Now”: agir imediatamente quando possível.
- A procrastinação gera retrabalho, estresse e perda de foco.
- Organização física e digital é essencial para reduzir desperdício de tempo.
- Rotinas evitam decisões repetitivas e diminuem a sobrecarga mental.
- Planejamento precisa resultar em ação concreta.
- Sistemas de acompanhamento são melhores que confiar na memória.
- Eficiência pessoal também melhora a qualidade do trabalho.
- Bons gestores aplicam o método em si mesmos e nos processos da equipe.
- Ambientes modernos e remotos exigem organização ainda mais consistente.
- A eficiência só se sustenta quando vira hábito.
Nomes, livros, autores e referências citadas
Autor principal
- Kerry Gleeson — autor de The Personal Efficiency Program e criador do Personal Efficiency Program — PEP.
Livro
- The Personal Efficiency Program: How to Get Organized to Do More Work in Less Time — segunda edição, publicado por John Wiley & Sons, Inc.
Instituições
- Institute for Business Technology — IBT
- John Wiley & Sons, Inc.
Pessoas citadas
- Kahlil Gibran
- Johann Wolfgang von Goethe
- Edward Young
- Charles Dickens
- Barry Sherman
- Lynn Sherman
- Ira Chaleff
- Ken Shelton
- Trent Price
- Meg McKay
- Renana Meyers
- Linda Indig
- John Mahaney
- Mary Daniello
- Jim Robinson
- Brita Norberg
- Janita Thomer
Conceitos e referências
- PEP — Personal Efficiency Program
- Do It Now
- Kaizen
- 4S
- Benchmarking
- Reengineering
- MBWA — Management by Walkabout / Management by Walking Around
- Next Generation Workplace — NGW
- PEP Planner
- Personal Information Manager — PIM
- Parkinson’s Law
Resumo elaborado a partir de The Personal Efficiency Program, de Kerry Gleeson.
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