Atualizado em mar/2021
Introdução
Recentemente falamos sobre o mínimo do home-office e hoje vamos falar mais sobre um de seus elementos: o arquivo, que pode ser:
- virtual - fotos, vídeos e outros arquivos em hd's externos, e-mail, pen drives, cartões de memórias, dropbox, gdrive etc.
No arquivo físico, guardamos certos documentos como certidões, carteira de trabalho e recibos para restituição do imposto de renda, que precisam ser guardados fisicamente. Recomendo a utilização de um rotulador eletrônico ao invés de fazer etiquetas manuscritas.
No arquivo virtual, guardamos os demais. Recomendo aplicativos como o Camscanner (na falta qualquer Scanner serve), combinado com um backup redundante em nuvem.
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| Organize-se (2006) / Caunt, John |
Categorias de Documentos
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Divisão interna da pasta suspensa
- categoria "Notas Fiscais" : com plásticos de fichário,
mas subcategorias podem ser criadas em qualquer pasta.
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É essencial dividir a documentação em categorias.
Hoje em dia, é cada vez menos necessário a guarda de documentos físicos; mesmo assim ainda pode haver essa necessidade.
Cada um sabe quais categorias utiliza, mas as mais comuns são:
- 1 - Aluguel ou Moradia/ Casa/ Apartamento - pasta com contrato e comprovantes de pagamento, inclusive as relativas ao condomínio. Casa ou Apartamento - para quem tem imóvel próprio, pasta com contrato de compra e venda, certidão de ônus reais e comprovantes de pagamento, inclusive os relativos ao condomínio e seguro, se houver.
- 2 - Bancos, Corretoras e Previdência (complementar ou não) - documentos importantes como contratos, cheques, notas de corretagem; quando não se guarda em formato digital (PDF ou semelhante).
- 3 - Carro ou Lancha ou Avião etc - com tudo sobre o veículo, menos os seguros, que ficarão em outra pasta.
4 - Concessionárias e Seguros - Light (energia), Ampla (energia), CEG (gâs), TIM (telefone, internet), CEDAE (energia) etc. Pasta com contrato e comprovantes de pagamento, quando não se colocou no débito automático ou não se guarda em formato digital (PDF, por exemplo). De seguros, podemos citar o seguro-saúde (plano de saúde) e o seguro residencial, como exemplos, mas hoje em dia o mais comum é se ter contratos em formato digital e pagamentos em débito. automático.
- 5 - Documentos Pessoais (Documentos oficiais, Certidões públicas, Certificados Cursos Relevantes - Acadêmicos ou não - e Trabalho) - com os certificados de conclusão de cursos livres e não acadêmicos, desde que sejam de menor importância. Trabalho - tudo de importante sobre cada empregador que você já teve, o que pode servir de prova para futura ação trabalhista ou semelhante.
- 6 - Exames e/ou Saúde - com exames e receitas médicas úteis, quando não se preferiu ou não foi possível guardar em meio digital.
- 7 - Notas Ficais e/ou Manuais - apenas de aparelhos de maior valor, como geladeira, lavadora etc. Guarda-se também aqui a garantia, quando não se guarda em formato digital (PDF). Gosto de dividir o conteúdo pelo cômodo onde está localizado o bem móvel.
- 8 - Imposto de Renda - com recibos de médicos, dentistas e demais pagamentos deduzíveis, pois esses recibos têm uma importância maior.
Obs.: Todas essas categorias podem ser desmembradas em subcategorias. Nesse post, eu as deixei agrupadas dessa forma, pois é cada vez mais raro a necessidade de utilização de documentos físicos, mesmo assim fica aqui registrada essa possibilidade.
Situações Especiais
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Para os documentos pessoais mais importantes:
é a pasta que eu salvaria durante um incêndio |
Tudo que mencionei até agora é padrão. Gosto de destacar:- Imposto de renda - Uma Pasta só para o imposto de renda: com recibos de médicos, dentistas e demais pagamentos deduzíveis, pois esses recibos têm uma importância maior.
- Documentos Pessoais - Uma pasta só para documentos pessoais: gosto de usar uma pasta suspensa sanfonada como no modelo acima para guardar meus documentos pessoais mais importantes.
Ex.: como certidão de nascimento; documentos trabalhistas, como CTPS e certidão de tempo de contribuição; e documentos acadêmicos, como diplomas.
- Chaves - Você também pode guardar chaves no arquivo com um organizador da marca Acrimet, como na imagem abaixo.
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Não conheço maneira melhor de guardar chaves extras,
que normalmente não são utilizadas, mas tem que ser guardadas |
Prazo de Guarda
Existem diversos prazos de acordo com a situação jurídica. Na dúvida, guardo por até 10 anos antes de descartar documentos importantes.
A importância é ditada caso a caso e não tenho como generalizar.
Arquivo Morto
Certos documentos não devem ser jogados fora e dificilmente terei de utilizá-los novamente.
Aqui em casa são:
- Contratos antigos: aluguel, concessionárias por até 10 anos. Plano de saúde enquanto vigente o contrato, o que pode demorar décadas.
- Manuais de instrução: pouquíssimos e porque não foi possível a digitalização ou não encontrei em pdf na web, enquanto mantiver o aparelho ou móvel comigo.
- Exames de Saúde e Vacinas: poucos exames são relevante ao ponto de serem guardados por muitos anos (há um valor histórico-pessoal nesses casos) e comprovantes de vacina dependem da validade do droga, enquanto não elaboro um jeito melhor de organizá-los
- Documentos de parentes mortos: alguém tem que guardar isso por alguns 10 anos ou digitalizar pelo valor histórico-pessoal: esses documentos ajudam a reconstruir minha própria história familiar.
Pragas e vírus
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| Eu que fiz. |
No arquivo físico, gosto também deixar um saquinho com cravo da índia dentro do arquivo, para afastar insetos, como traças, conforme imagem acima. Outra opção é usar pastilhas de cânfora refinada.
Por outro lado, em arquivos de plástico com tampa, dificilmente haverá a incidência de alguma praga, mesmo assim é bom dar uma olhada de tempos em tempos.
No arquivo virtual, backup é a melhor solução para pragas eletrônicas
Conclusão
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| organização em 2021 |
Organização é fundamental.
Enfim, diminua a papelada deixando apenas o essencial no arquivo físico, mas não se esqueça de fazer backup e se proteger de pragas reais e eletrônicas.
Grande abraço!
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