Arquivo Pessoal

 

Arquivo físico antigo: hoje prefiro outros tipos mais leves e práticos

Atualizado em mar/2021

Introdução 

Recentemente falamos sobre o mínimo do home-office e hoje vamos falar mais sobre um de seus elementos: o arquivo, que pode ser:

• físico  - em pastas suspensas em arquivo de aço ou de outros tipos mais leves e práticos ou 

• virtual - fotos, vídeos e outros arquivos em hd's externos, e-mail, pen drives, cartões de memórias, dropbox, gdrive etc.

No arquivo físico, guardamos certos documentos como certidões, carteira de trabalho e recibos para restituição do imposto de renda, que precisam ser guardados fisicamente. Recomendo a utilização de um rotulador eletrônico ao invés de fazer etiquetas manuscritas.

No arquivo virtual, guardamos os demais. Recomendo aplicativos como o Camscanner (na falta qualquer Scanner serve),  combinado com um backup redundante em nuvem.

Organize-se (2006) / Caunt, John

Categorias de Documentos

Divisão interna da pasta suspensa
 - categoria "Notas Fiscais" : com plásticos de fichário,
mas subcategorias podem ser criadas em qualquer pasta.

É essencial dividir a documentação em categorias. 

Hoje em dia, é cada vez menos necessário a guarda de documentos físicos; mesmo assim ainda pode haver essa necessidade.

Cada um sabe quais categorias utiliza, mas as mais comuns são:

• 1 - Aluguel ou Moradia/ Casa/ Apartamento - pasta com contrato e comprovantes de pagamento, inclusive as relativas ao condomínio. Casa ou Apartamento - para quem tem imóvel próprio, pasta com contrato de compra e venda, certidão de ônus reais e comprovantes de pagamento, inclusive os relativos ao condomínio e seguro, se houver.

•  2 - Bancos, Corretoras e Previdência (complementar ou não) - documentos importantes como contratos, cheques, notas de corretagem; quando não se guarda em formato digital (PDF ou semelhante).

• 3 - Carro ou Lancha ou Avião etc - com tudo sobre o veículo, menos os seguros, que ficarão em outra pasta.

 4 - Concessionárias e Seguros - Light (energia), Ampla (energia), CEG (gâs), TIM (telefone, internet), CEDAE (energia) etc. Pasta com contrato e comprovantes de pagamento, quando não se colocou no débito automático ou não se guarda em formato digital (PDF, por exemplo). De seguros, podemos citar o seguro-saúde (plano de saúde) e o seguro residencial, como exemplos, mas hoje em dia o mais comum é se ter contratos em formato digital e pagamentos em débito. automático.

• 5 - Documentos Pessoais  (Documentos oficiais, Certidões públicas, Certificados Cursos Relevantes - Acadêmicos ou não  - e Trabalho) - com os certificados de conclusão de cursos livres e não acadêmicos, desde que sejam de menor importância.  Trabalho - tudo de importante sobre cada empregador que você já teve, o que pode servir de prova para futura ação trabalhista ou semelhante.

•  6 - Exames e/ou Saúde - com exames e receitas médicas úteis, quando não se preferiu ou não foi possível guardar em meio digital.

• 7 - Notas Ficais e/ou Manuais - apenas de aparelhos de maior valor, como geladeira, lavadora etc.  Guarda-se também aqui a garantia, quando não se guarda em formato digital (PDF). Gosto de dividir o conteúdo pelo cômodo onde está localizado o bem móvel.  

•  8 - Imposto de Renda - com recibos de médicos, dentistas e demais pagamentos deduzíveis, pois esses recibos têm uma importância maior.

 

Obs.: Todas essas categorias podem ser desmembradas em subcategorias. Nesse post, eu as deixei agrupadas dessa forma, pois é cada vez mais raro a necessidade de utilização de documentos físicos, mesmo assim fica aqui registrada essa possibilidade.

Fonte: Praticando os Cinco Sensos

Situações Especiais

Para os documentos pessoais mais importantes:
é a pasta que eu salvaria durante um incêndio

Tudo que mencionei até agora é padrão. Gosto de destacar:

• Imposto de renda - Uma Pasta só para o imposto de renda: com recibos de médicos, dentistas e demais pagamentos deduzíveis, pois esses recibos têm uma importância maior.

• Documentos Pessoais - Uma pasta só para documentos pessoais: gosto de usar uma pasta suspensa sanfonada como no modelo acima para guardar meus documentos pessoais mais importantes.

Ex.: como certidão de nascimento; documentos trabalhistas, como CTPS e certidão de tempo de contribuição; e documentos acadêmicos, como diplomas.

• Chaves - Você também pode guardar chaves no arquivo com um organizador da marca Acrimet, como na imagem abaixo.

Não conheço maneira melhor de guardar chaves extras,
que normalmente não são utilizadas, mas tem que ser guardadas

Prazo de Guarda

Existem diversos prazos de acordo com a situação jurídica. Na dúvida, guardo por até 10 anos antes de descartar documentos importantes. 

A importância é ditada caso a caso e não tenho como generalizar.

Arquivo Morto

Certos documentos não devem ser jogados fora e dificilmente terei de utilizá-los novamente.

Aqui em casa são:

• Contratos antigos: aluguel, concessionárias por até 10 anos. Plano de saúde enquanto vigente o contrato, o que pode demorar décadas.

• Manuais de instrução: pouquíssimos e porque não foi possível a digitalização ou não encontrei em pdf na web, enquanto mantiver o aparelho ou móvel comigo.

• Exames de Saúde e Vacinas: poucos exames são relevante ao ponto de serem guardados por muitos anos (há um valor histórico-pessoal nesses casos) e comprovantes de vacina dependem da validade do droga, enquanto não elaboro um jeito melhor de organizá-los

• Documentos de parentes mortos: alguém tem que guardar isso por alguns 10 anos ou digitalizar pelo valor histórico-pessoal: esses documentos ajudam a reconstruir minha própria história familiar.

Pragas e vírus 

Eu que fiz.

No arquivo físico, gosto também deixar um saquinho com cravo da índia dentro do arquivo, para afastar insetos, como traças, conforme imagem acima. Outra opção é usar pastilhas de cânfora refinada.

Por outro lado, em arquivos de plástico com tampa, dificilmente haverá a incidência de alguma praga, mesmo assim é bom dar uma olhada de tempos em tempos.

No arquivo virtual, backup é a melhor solução para pragas eletrônicas

Conclusão

organização em 2021

Organização é fundamental.

Enfim, diminua a papelada deixando apenas o essencial no arquivo físico, mas não se esqueça de fazer backup e se proteger de pragas reais e eletrônicas.

Grande abraço!

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foto de 2022: reservei uma prateleira para documentos.

Sites consultados:

• http://www.organizesuavida.com.br/portal2010/materias/ver/303/ 
• http://efetividade.net/2008/02/escritorio-domestico-como-arquivar-documentos-pessoais.html 
• http://efetividade.net/2007/01/rotulador-eletronico-ferramenta-chave-para-melhorar-a-organizacao-domestica-e-profissional.html 
• http://efetividade.net/2008/07/home-office-10-dicas-para-melhorar-seu-escritorio-domestico.html 
• http://efetividade.net/2009/01/organize-seus-documentos-em-casa-ainda-estamos-no-comeco-do-ano.html 
• http://www.murielandrea.com.br/2014/09/como-organizar-o-arquivo-de-pastas.html 
• http://www.acrimet.com.br/site/pt/produto/174/Organizador-de-chaves---Pasta-Suspensa---Para-24-chaveiros

Isso é para uma empresa.
Você tem que adaptar isso para sua casa.