Documentos Pessoais

 

Arquivo físico antigo: hoje prefiro outros tipos mais leves e práticos

Atualizado em 2024

1 - Introdução 

No arquivo pessoal, que é necessariamente offline e predominantemente físico, guardamos certos documentos como certidões, carteira de trabalho e recibos para restituição do imposto de renda etc.

Faz sentido ter um backup virtual (no PC, pen drive ou hds externos) dos documentos mais importantes e de outros documentos (fotos, vídeos etc) de valor sentimental.

2 - Categorias de Documentos

É essencial dividir a documentação em categorias. 

Hoje em dia, é cada vez menos necessário a guarda de documentos físicos; mesmo assim ainda pode haver essa necessidade.

Cada um sabe quais categorias utiliza, mas as mais comuns são:

• 1 - Moradia - pasta com contrato e comprovantes de pagamento, inclusive as relativas ao condomínio. Casa ou Apartamento - para quem tem imóvel próprio, pasta com contrato de compra e venda, certidão de ônus reais e comprovantes de pagamento, inclusive os relativos ao condomínio e seguro, se houver.

•  2 - Bancos, Corretoras e Previdência (complementar ou não) - documentos importantes como contratos, cheques, notas de corretagem; quando não se guarda em formato digital (PDF ou semelhante).

• 3 - Veículos - com tudo sobre o veículo, menos os seguros, que ficarão em outra pasta.

 4 - Concessionárias e Seguros - Light (energia), Ampla (energia), CEG (gâs), TIM (telefone, internet), CEDAE (energia) etc. Pasta com contrato e comprovantes de pagamento, quando não se colocou no débito automático ou não se guarda em formato digital (PDF, por exemplo). De seguros, podemos citar o seguro-saúde (plano de saúde) e o seguro residencial, como exemplos, mas hoje em dia o mais comum é se ter contratos em formato digital e pagamentos em débito. automático.

• 5 - Documentos Pessoais  - seus documentos oficiais, Certidões públicas, Certificados etc.

•  6 - Saúde - com exames e receitas médicas úteis, quando não se preferiu ou não foi possível guardar em meio digital.

• 7 - Notas Ficais e/ou Manuais - apenas de aparelhos de maior valor, como geladeira, lavadora etc.  Guarda-se também aqui a garantia, quando não se guarda em formato digital (PDF). 

•  8 - Imposto de Renda - com recibos de médicos, dentistas e demais pagamentos deduzíveis, pois esses recibos têm uma importância maior.

 

Obs.: Todas essas categorias podem ser desmembradas em subcategorias. Nesse post, eu as deixei agrupadas dessa forma, pois é cada vez mais raro a necessidade de utilização de documentos físicos, mesmo assim fica aqui registrada essa possibilidade.

 

foto de 2022: reservei uma prateleira para documentos.
Posteriormente consegui eliminar metade desse material

3 - Situações Especiais

• Chaves - Você também pode guardar chaves no arquivo com um organizador da marca Acrimet, como na imagem abaixo.

Não conheço maneira melhor de guardar chaves extras,
que normalmente não são utilizadas, mas tem que ser guardadas

4 - Prazo de Guarda

Existem diversos prazos de acordo com a situação jurídica. Na dúvida, guardo por até 10 anos antes de descartar documentos importantes. 

A importância é ditada caso a caso e não tenho como generalizar.

5 - Pragas

Eu que fiz.

No arquivo físico, gosto também deixar um saquinho com cravo da índia dentro do arquivo, para afastar insetos, como traças, conforme imagem acima. Outra opção é usar pastilhas de cânfora refinada.

Por outro lado, em arquivos de plástico com tampa, dificilmente haverá a incidência de alguma praga, mesmo assim é bom dar uma olhada de tempos em tempos.

No arquivo virtual, backup é a melhor solução para pragas eletrônicas

6 - Arqueologia do Eu

Seja seu "Indiana Jones" pessoal

"Conhece-te a ti mesmo"

Arqueologia 1. Ciência que estuda a história da humanidade, os costumes e a cultura de povos antigos através de seus monumentos, documentos e de objetos encontrados em escavações (aulete)

No mundo maluco em que vivemos, é muito fácil nos perdemos no redemoinho da vida e acredito que o principal referencial são experiências, pois nelas estão alocadas preferências, medos, fraquezas e outra informações essenciais. 

Para entendermos os que fizemos com nossas vidas não bastam as lembranças, nem sempre confiáveis, que o cérebro guarda. 

Precisamos de elementos objetivos: fotos, documentos, testemunhos de pessoas já adultas na época em éramos crianças.

Ex. 1: pelas minhas notas no meu boletim do primário  percebo que matemática/ não era meu forte e busco aprender um pouco mais de lógica ou matemática financeira para diminuir esse déficit, não por fetiche, mas porque o raciocínio lógico-matemático é útil no dia-a-dia;

Ex. 2: pelas fotos que tirei de mim mesmo percebo que nunca soube me vestir bem e até a metade adolescência era muito gordo. Já adulto, fiz um curso online sobre moda masculina para entender como me vestir melhor e há décadas pratico atividade física para cuidar da saúde e da estética: aprendi que vestuário, postura e composição corporal mantém uma relação próxima para fins estéticos e de saúde.

Ex. 3: certa vez, encontrei um caderno pessoal de minha mãe onde ela havia escrito sobre minha agressividade na infância (sempre fui casca grossa). Ao longo da vida aprendi a lidar e canalizar essa agressividade para o esporte (artes marciais) e para o estudo da religião (Cristianismo, Budismo etc) e da Filosofia e Literatura, de forma que essa energia seja aproveitada para ideais nobres. Claro, mesmo assim, continuo cometendo erros.

Nessa busca pode entrar quase tudo (fontes primárias), como:

 

• cartas de amor, carteirinhas de academia, 
• diplomas, certificados, 
• diário pessoal, anotações pessoais seus ou de terceiros, 
• trabalhos de escola, desenhos, rabiscos , 
• fotos - inclusive de casas/ruas/bairros onde moramos; pois tudo vai mudando ao longo do tempo.

Obs.: "testemunhos de pessoas já adultas na época em éramos crianças" - esse é o mais complicado, porque as pessoas vão morrendo. Bom seria se pudéssemos entrevistar e gravar em vídeo (ou ao menos em áudio) a opinião de parentes e profissionais que passaram por nós (professores, médicos, etc)

Quando me sinto perdido, penso nos momentos de paz medito sobre como era minha rotina nessa época para entender quais fatores benéficos podem ser reproduzidos dentro das possibilidades atuais.

 Sempre levo em consideração a experiência, inclusive a teórica, sempre decompondo em "áreas da vida" (Corpo, Finanças, Mente etc) esses tais momentos. Assim posso melhorar, entre outros, minha dieta, minha rotina de trabalho, minha rotina de treinos, meu relacionamento pessoal com familiares.

Dessa forma cheguei a conclusões simples sobre alguns dos meus fatores essenciais de equilíbrio e alegria:

• Praticar esporte ou fazer academia (Corpo); Estudar/Aprender visando crescimento profissional e pessoal(Mente);
• Seguir minha religião (Transcendência/Mente); Ter companhia de minha mulher ou, se não fosse ela, de outra bonita e legal (Família, Corpo, Sexo);
• Trabalhar; (Social e Finanças) Ter Lazer/Hobbies, como ler, blogar, viajar, jogar, assistir filmes, desenhos etc. (Mente, etc).

Enfim, o básico de qualquer ser humano, mas com o diferença que já sei, no mundo real o que deu certo em cada área e também o que deu errado. Assim consegui manter um certo equilíbrio.

7 - Conclusão

organização em 2021

A ideia do post não é encorajar a mera acumulação de qualquer material que mencione nosso nome, como uma nota fiscal comum sem apelo emocional (diferente seria uma nota fiscal de um bem muito desejado).

A ideia é guardar, preferencialmente de modo digital (use um scanner) e com vários backups, documentos originalmente físicos ou digitais que mostrem características de nossa personalidade, fases importantes de nosso desenvolvimento e outras atividades relevantes que envolveram nossa vida e usar tudo isso para se conhecer mais. Olhar para nós mesmos dessa forma (cercado de registros primários) deve valer mais a pena que ver 1000 documentários ou assistir 10.000 noticiários televisivos sobre notícias frívolas que serão invariavelmente esquecidas...

Enfim, a vida mais importante para ser refletida é a nossa.

Organização é fundamental.

Enfim, diminua a papelada deixando apenas o essencial no arquivo físico, mas não se esqueça de fazer backup e se proteger de pragas reais e eletrônicas.

Grande abraço!

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Sites consultados:

• http://www.organizesuavida.com.br/portal2010/materias/ver/303/ 
• http://efetividade.net/2008/02/escritorio-domestico-como-arquivar-documentos-pessoais.html 
• http://efetividade.net/2007/01/rotulador-eletronico-ferramenta-chave-para-melhorar-a-organizacao-domestica-e-profissional.html 
• http://efetividade.net/2008/07/home-office-10-dicas-para-melhorar-seu-escritorio-domestico.html 
• http://efetividade.net/2009/01/organize-seus-documentos-em-casa-ainda-estamos-no-comeco-do-ano.html 
• http://www.murielandrea.com.br/2014/09/como-organizar-o-arquivo-de-pastas.html 
• http://www.acrimet.com.br/site/pt/produto/174/Organizador-de-chaves---Pasta-Suspensa---Para-24-chaveiros

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• Especificações:
• Linha: Office Line
• Marca: Ordene
• Medidas: 28 x 17,2 x 48 cm (A x L x C)